Projectonderwijs

Essentie

Over een omschrijving van projectonderwijs is niet iedereen het eens. Men vindt in de literatuur verschillende definities. Om duidelijk te stellen wat onze uitgangspunten zijn, vertrekken we van volgende werkdefinitie.

Projectonderwijs is een onderwijsvorm

-die uitgaat van een probleem dat

van de lerenden zelf komt

ontleend is aan hun leefwereld als totaliteit

kan bijdragen tot inzicht in de maatschappelijke structuur

-in groep

waar iedereen, naargelang zijn capaciteiten, een eigen bijdrage levert

en de leerkracht begeleidend lid is van de groep

-kritisch bestudeerd wordt

door informatie op te zoeken te verwerken en de resultaten van deze studie weer te geven

door te zoeken naar een eigen standpuntbepaling

en te werken naar een persoonlijk engagement toe.

Vaardigheden projectonderwijs

1 communiceren

1.1 inleiding

1.2 communiceren is lastig

1.3 feedback

2 mondeling informatie overdragen

1.1 inleiding

2.2 spreken

2.3 luisteren

3 gespreksvoering

3.1 inleiding

3.2 tweegesprekken

o.a. telefoneren

3.3 vergaderen

4 schriftelijk informatie overdragen

4.1 inleiding

4.2 lezen

4.3 rapporten schrijven

variante: werkstuk of literatuurstudie

4.4 brieven schrijven

4.5 notuleren (verslagen van vergaderingen)

5 enkele technieken om informatie te verzamelen

5.1 interview

5.2 schriftelijke enquête

1 Communiceren

1.1 inleiding

Communicatie is een proces van informatie-overdracht

-schema proces

-snel rollen wisselen

vindt zowel mondeling als schriftelijk plaats - meestal gecombineerd

je kunt niet niet-communiceren

Als we communiceren dragen we onze info verbaal en/of non-verbaal over

-verbaal

Er is een verschil in woordenschat tussen zender en ontvanger

eigen jargon - niet begrijpen, misverstanden (vb cool down ...)

Woorden hebben verschillende betekenissen onderzoek dokter: resultaat is negatief

Woorden hebben verschillende gevoelswaarden  ngl. ervaring, overtuiging, visie

vb vliegtuig: wilt u uw veiligheidsriemen vastmaken, we vliegen door een zwaar onweer - of: wilt u uw stoelriemen vastmaken? we vliegen door een turbulentie

-non-verbaal

gebaren, lichaamshouding, gelaatsuitdrukking, intonatie, plaatsing tafel, wijze van zitten .. vormgeving van info

bedoeling:

ondersteuning van hetgeen men vertelt, aanvulling op hetgeen men vertelt

als verbale en non-verbale tegengesteld - overheerst non-verbale info

moeilijk juist te interpreteren   houdingen nadoen

vb onverschillig, berustend, twijfelend, vragend   - zelfvoldaan, ongeduldig, beschrij­vend, achteloos, boos  - schichtig, verlegen, beschaamd, bescheiden, verdrietig  - verrast, dominerend, achterdochtig, besluiteloos, uit de hoogte    worden telkens weer­gegeven door dezelfde houding

visuele info domineert over auditieve info vb rustig spreken, zenuwachtige gebaren

je draagt als zender meer info over dan je denkt, soms ook als je dat niet wilt laten merken

Wanneer we communiceren zenden we op hetzelfde moment verschillende soorten info uit, inhoudelijk en relationeel

inhoudelijk: letterlijke inhoud

relationeel: hoe inhoud moet worden opgevat, hoe de een de relatie met de ander ziet, en verwacht of wil dat de ander reageert (meestal non-verbaal)

vb jij laat altijd alles uit je handen vallen - info, ik vind dat je dat niet meer moet doen, het irriteert me... ik mag beoordelen ...

doe de deur open - wil je zo vriendelijk zijn de deur even voor me open te houden?

Communiceren speelt zich in een situatie (context) af. Waar, met wie, wanneer, welke regels gelden er?

1.2 communiceren is lastig

wat ben ik van plan te zeggen?

wat zeg ik werkelijk?

wat hoort de ander?

wat denkt hij te horen?

wat is hij van plan te antwoorden?

wat antwoordt hij werkelijk?

wat hoor ik hem zeggen?

wat denk ik, dat hij zegt?

Oorzaken van falende communicatie:

1 de zender draagt zijn info niet duidelijk over

geen lijn, binnensmonds, teveel ineens, niet controleren of hij begrepen wordt, geen rekening met luisteraars

2 de ontvanger neemt de info niet goed over

niet geconcentreerd, geen oog non-verbale, gekleurd door gevoelens, afgeleid, weinig tijd, niet kritisch genoeg ingesteld ...

3 ruis tijdens overdragen van info

storingen van buitenaf die aandacht afleiden (koffiejuf, autoremmen, telefoongesprek ..)

4 verbaal en non-verbaal communiceren levert info-overdrachtsproblemen op

1.3 feedback

als je twijfelt aan juiste info-overdracht: controleer even door terugkoppeling te geven of te vragen - kan betrekking hebben op inhoud of relatieaspecten

vaak vraagt men te weinig feedback: angst voor dom te worden aanzien, men denkt dat het wel begrepen is ...

mogelijkheden feedback:

-vragen stellen

als spreker: open (heeft u nog vragen?), gerichte (is technische begrepen?) , controle­vragen (kun je het begrip werkoverleg nog even aangeven?)

als luisteraar: gerichte (wat bedoelt u met) ja/neen vraag (wil u ons bedrijf reorganise­ren?)

-samenvatten en vragen stellen: gehele inhoud dekken, beschrijvend van karakter, mogelijkheid geven tot reageren

2 mondelinge info overdragen

1.1 inleiding

100 % info: alles wat er te zeggen valt

90% info wat ik belangrijk vind

80% info wat ik zelf daarvan weet

70% info wat ik paraat in mijn geheugen heb

60% info wat ik daarvan helder kan uitdrukken

50% info wat daarvan overkomt op de ander

40% wat de ander daarvan begrijpt

30% wat de ander daarvan gelooft

20% wat de ander daarvan belangrijk vindt

10% wat de ander daarvan onthoudt

2.2 spreken

* inleiding

spreken over:

een situatie uitleggen (te laat komen, je eruit redden), een probleem voorleggen, je visie geven, een boodschap doorgeven, een instructie geven, jezelf verdedigen, een toelich­ting geven op een bespreking

problemen ervaren als:

onduidelijk overkomen (wil je het nog eens uitleggen), over een matige spreektechniek beschikken (saai spreken, struikelen over zinnen en woorden, denkpauzes nodig hebben) luisteraars die niet luisteren (ongeïnteresseerd, zelf willen praten) sprekers­angst, indeling niet duidelijk (essenties niet beklemtoond), tekort visuele ondersteuning

* voorbereid spreken - de presentatie

1 baken onderwerp, doel en doelgroep af

welk onderwerp ga je behandelen? - afbakening, invalshoeken

welke doelen wil je met je info-overdracht bereiken? (info, overtuigen, activeren...)

welke doelgroep heb je voor ogen? (wie, interesses, verwachtingen, voorkennis) - aanpassing van inhoud en opzet nodig? (deelthema's, voorbeelden, taalgebruik)

2 stel globaal inhoud en vorm vast

inventariseer, groepeer en selecteer de deelthema's (totaaloverzicht: deelthema's, punten die behandeld worden, evt. selecteren)

stel rode draad van het thema (voorlopig) vast vb chronologisch, probleemoplossend, beschrijvend, psychologisch (naar climax, theoretisch - praktijk, essentie - bijkomstig, bekend - onbekend) of combinatie van verschillende

bedenk in eerste instantie globaal de geschiktste vorm om de info over te dragen:

welke best schriftelijk of mondeling? hoe koppelen?

3 stel definitief de inhoud vast

breng een duidelijke definitieve structuur aan: onderverdeling dient herkenbaar te zijn voor de luisteraar - gebruik duidelijke structuursignalen

stel de essenties met bijhorende details (ondersteunend: actuele voorbeelden, grappige voorvallen, eigen ervaringen ...)per punt vast   dus: deelthema's - essenties - details

4 stel definitief de vorm vast

welk hulpmiddel is het meest geschikt om de info over te dragen?  afhankelijk van groepsgrootte, herhaalbaarheid, hanteerbaarheid

welke punten uit je info-overdracht maak je visueel? - visualiseer structuur en kernpun­ten (basisstructuur, deelthema's, essenties) - alleen met trefwoorden, max 8 regels en per regel niet meer dan 3 woorden, accentueren

info geheel ineens geven, evt. aanvullen tijdens spreken, opbouwen tijdens overdracht

5 stel de inhoud van inleiding en afronding vast

inleiding: onderwerp aangeven en afbakenen, belang voor luisteraars aangeven, struc­tuur aangeven, behandelwijze aangeven o.a. tijdsduur, wanneer vragen stellen, schrif­telijk begeleidingsmateriaal (al of niet aantekeningen maken), eigen deskundigheid m.b.t. onderwerp aangeven ...

afronding: samenvatting, motivering belang, leuke uitsmijter ...

conclusies kunnen komen aan einde van elk deelonderwerp, of aan einde van het thema of aan het begin van de afronding ...

6 test de info-overdracht uit

letten op: inhoud (tijdsduur, infodichtheid, overgangen...) wijze van brengen (spreek­techniek: verstaanbaar, levendig, begrijpelijk, verb en nonverb, gebruik hulpmiddelen)

techniek van het spreken:

spreek verstaanbaar, begrijpelijk en levendig: duidelijk uitspraak, vermijd te lange zinnen, vermijd moeilijke woorden en uitdrukkingen, gebruik geen overbodige tussen­voegsels, vermijd eentonigheid

ondersteun de indeling van de info-overdracht verbaal: benadruk de indeling, gebruik woordsignalen, gebruik de signalen consequent, geef de overgangen duidelijk aan, benadruk de essenties ..

ondersteun het betoog non-verbaal: voorkom afleidende gebaren zo veel mogelijk, ondersteun het betoog met gebaren, houd oogcontact met je publiek, pauze - laat eens een stilte vallen, wees zoveel mogelijk jezelf, gedraag je ongedwongen

omgaan met visuele hulpmiddelen: naar luisteraar toespreken, naast hulpmiddel staan, zwijg tijdens het evt. schrijven, laat visuele tekst niet staan als je over iets anders spreekt ...

* spontaan of ad hoc spreken

de wijze waarop bepaalt grotendeels hoe het verhaal of de opmerkingen bij de ander overkomen - sfeer brengen is daarbij belangrijk

1 breng een grove lijn aan: inleiding (vertel waarover je iets wil zeggen, evt deelpunten) - thema (vertel wat je wilt vertellen) - afronding

2 breng een logische structuur aan

3 maak het onderscheid tussen essentie en details duidelijk (eerst essenties)

4 probeer vooruit te denken wat je wilt zeggen

5 spreek verstaanbaar, begrijpelijk en levendig

2.3 luisteren

* inleiding

luisteren is meer dan horen nl waarneming, interpretatie, denken

moeilijkheden:

1 spreker verkeerd begrijpen: woord dringt niet door omdat centrale thema verloren is gegaan of vervormd wordt overgebracht

2 luisteraars vergeten veel van de info 50% binnen 24 uur vergeten, in daaropvolgende dagen nog eens 25%

* oorzaken van slecht luisteren

1 missen van de vaardigheid om goed te luisteren

integraal luisteren: luisteren naar het totaal, naar alles wat er gezegd wordt

gevolgen: missen van hoofdzaken, verwarren hoofd-en bijzaken, verliezen van concen­tratie

onvoorbereid luisteren: doel? interesse? waarop reageren? voorinfo goed bestuderen ..

gevolgen: te intens opletten nodig, niet kunnen volgen

2 het missen van de bereidheid om goed te luisteren

te snel evalueren of geëmotioneerd raken en/of bevooroordeeld zijn (al oordeel klaar)

gevolgen: luisteraar vangt alleen op wat hij wil horen, visie bevestigend, luistert niet omdat hij al weet wat er gezegd gaat worden

passief luisteren: doet geen of minimale moeite om de spreker te kunnen begrijpen (geen aantekeningen, niet aankijken)

gevolgen: verkeerd opvatten van info, afdwalen naar andere onderwerpen, dagdromen

* verbetering van luisteren

rode draad-luisteren in plaats van integraal luisteren:

luister naar de structuur van de info

breng onderscheid aan tussen essentie en detail

hulpmiddelen: luisteren naar signalen, gestructureerd aantekeningen maken tijdens luisteren, benut verschil in spreeksnelheid en denksnelheid (selecteren, rode draad ontdekken, eigen relaties leggen ...)

voorkom onvoorbereid luisteren (weke info nog, vragen, lacunes, kritisch luisteren, kernpunten, essenties ...)

stem je eerste reactie uit, reageer niet te snel

vermijd een bevooroordeelde reactie

luister actief: maak aantekeningen, stel vragen ...

3 gespreksvoering

3.1 inleiding

communicatieproces: bepaald door doel, inhoud, relatie, situatie

wanneer is tweegesprek geschikter dan vergadering? als er zeer persoonlijke zaken aan de orde komen, als onderwerpen in bilateraal contact kunnen worden afgedaan 

gezichtsverlies speelt niet zo'n belangrijke rol in tweegesprekken

vergadering is effectiever als er verschillende mensen bij de te behandelen punten nodig zijn omdat er tussen hen coördinatie, afstemming moet plaatsvinden

belangrijk: positieve instelling tegenover elkaar - ander in zijn waarde laten

3.2 tweegesprekken

elk gesprek kent leidinggevende of richtinggevende activiteiten (initiatief, samenvatten, vragenstellen, eindresultaat) taakgerichte elementen en relatiegerichte elementen

* tweegesprekken voeren in het algemeen

1 inleiding: gesprek op gang brengen, afstemming over behandeling bekomen

taakgericht: onderwerp, thema probleemgebied aangeven; doel aangeven; lijn voor gesprek aangeven

relatiegericht: ander op zijn gemak stellen, controleer d.m.v. een vraag of de ander zich in de wijze van behandelen kan vinden

2 verloop

taakgericht een tweegesprek voeren: beide geven een inhoudelijke bijdrage, zo ge­structureerd mogelijk - punten aangeven, tussentijds samenvatten, afronden ...

vragen stellen is belangrijk om info te krijgen, het gesprek te sturen of bij te sturen, feedback te vragen of te geven, de inhoudelijke inbreng van de ander te stimuleren

stel korte vragen, eenduidige vragen, geef voldoende info in de vraag

relatiegericht een tweegesprek voeren: een acceptabel, prettig, positief gespreksklimaat tot stand proberen te brengen, waarin beide gesprekspartners hun inhoudelijke bijdrage optimaal kunnen leveren: wijze van onderbreken, luisterbereidheid, aandachtgevend gedrag, feedback geven en vragen opstelling in ruimte, in waarde laten, verdeling spreektijd, stimuleren inbreng van de ander, gesprektoon positief, vragen stellen ...

vooral aanvoelen wat de ander nodig heeft, soepele en open instelling

procesmatige gespreksleiding: steeds eigen reacties en die van de ander in de gaten houden, voldoende kans? hoe staan ze tegenover elkaar? wat wil ander werkelijk zeggen? blijven deuren open?

bijsturen door de bal weg te spelen (dus stimuleren reacties van anderen), tussentijds samenvatten, begrip tonen voor ander, gevoelens van ander in eigen bewoordingen herhalen, vaststellen waarover je het in ieder geval eens bent

3 afronding:

taakgericht: gespreksresultaat voor beide gesprekspartners vastleggen : samenvatting,  conclusie, besluit, afspraken - ben je het daarmee eens?

relatiegericht: op prettige wijze beëindigen: acceptatie van gespreksresultaat verifiëren, gesprek positief beëindigen

* specifieke tweegesprekken

slecht-nieuwsgesprek: naar, vervelend bericht (ontslag, zittenblijven ...)

1 slecht nieuws direct brengen: ik heb een vervelend bericht - dan nieuws zelf - dan evt. waarom, waardoor ...

2 verwerken van het slechte nieuws: in war raken, boos, ontkennen, zich afsluiten, schuld, huilen, wraak depressie, tegenaanval ... 

helpen zich te uiten, af te reageren, zijn hart luchten

dus goed en veel luisteren, geven van toelichting enkel  als men hij zelf om vraagt, samenvatten van reacties in eigen bewoordingen

3 probleem oplossen: hoe moet het verder? wat kan ik doen? wat moet ik nu beginnen? soms direct erover te praten, meestal beter het uit te stellen tot het verwerkt is

interview: info verzamelen

-interviewer weet precies wat hij wil weten

vooraf: vragen geformuleerd, meest geschikte volgorde bepaald; starten met open vragen dan pas detailvragen, sterk gestructureerd verloop

-interviewer laat de ander spreken over hetgeen deze zelf van belang vindt, ongestruc­tureerd verloop, weinig directief

zie verder

beoordelingsgesprek: info-uitwisseling, evt. probleemoplossing over functioneren

hoe gefunctioneerd? oorzaken? knelpunten beoordeling toekomstgericht en indirect

inleiding - functieinhoud - beoordeling (welke, waarom) - maatregelen ter verbetering - afronding

of: inleiding - inventarisatie van knelpunten - oorzaken - aanpak oorzaken - afronding

commercieel gesprek: beter tevreden niet-klant dan ontevreden klant, aansluiting zoeken bij behoeften van de klant

informatiefase: vaststellen behoeften, wensen, koopmotieven

overdrachtsfase: aangeven dat product geschikt is voor hem, overtuigen

afsluiten van order

sollicitatiegesprek: info uitwisselen kandidaat en bedrijf, beiden voorbereid - probeer zoveel mogelijk jezelf te blijven

inleiding: sfeer scheppen

beeld van de sollicitant krijgen: opleiding, interesse, motivatie, vorige ervaringen

beeld van de functie geven: info organisatie, functie, werkklimaat, werktijden, salaris

afronding: berichtgeving resultaat ...

* telefoneren

visuele valt weg: kans op misverstand aanzienlijk, weinig aantekeningen, onpersoonlijk contact, geen aanpassing aan beperkingen van de telefoon

start

eerst even wachten en dan geef duidelijke info over met wie, waarover, waarom

verloop

gestructureerd info overdragen, logische opbouw in prettig positief klimaat

punten die aan bod moeten komen vooraf in trefwoorden noteren

let op zo goed mogelijk gebruik van je stem: articulatie, iets langzamer, opgewekt

zo goed mogelijk overdragen van info: structuur, indelingssignalen, gebruik bekende voorbeelden indien nodig, hou info zo eenvoudig mogelijk, wees concreet en niet abstract, vat info kort samen en vraag feedback of ander je goed heeft begrepen, herhaal getallen

als luisteraar: maak aantekeningen, luister doelbewust (beeld van ander- wat wil hij?) vraag direct om verduidelijking, toon aandachtgevend gedrag, loop niet vooruit ...

afronding

vat resultaat samen, stel open vraag opdat ander zijn inbreng nog kan geven (we hebben alle punten afgehandeld - wilt u nog iets aan de orde stellen?) - beëindig gesprek positief (dank voor je hulp...) - maak direct na gesprek een samenvatting van resultaat

hou gesprek zo kort mogelijk om doel te bereiken, voorkom wachttijden zoveel mogelijk (geef aan waar je te bereiken bent en wanneer), maak direct erna een samenvatting, bereid een uitgaand gesprek voor (met wie, aan wie bericht doorgeven, inleiding (ge­sprekspunten, volgorde, verwijzing naar ...) verloop (punten vragen in geschikte volgor­de) afronding (afspraken )

3.3 vergaderen

* opening

veel tijd eraan besteed - statussymbool geworden (hoe hoger - hoe meer) - efficiëntie erg belangrijk

* vergaderdoelen

-informatie verzamelen en uitwisselen - beeldvorming

info-overdracht aan deelnemers aandacht besteden aan formulering van onderwerp en te hanteren begrippen, opbouw van info-overdracht, mogelijk te verwachten vragen en beantwoording ervan

infoverstrekking door deelnemers

zoveel mogelijk info op schrift verstrekken, zodat snel aan toelichting van onduidelijkhe­den kan worden begonnen, startvragen formuleren

gevolgen voor verloop:

informatief: in versch. fasen gestructureerd - elk de kans het probleem te belichten - probleem geformuleerd in de vorm van een vraag - werd door die vraag het probleem scherp gesteld? - zijn de wordingsgeschiedenis en de gevolgen hiervan geschetst - is er gezocht naar andere oorzaken - zijn alle genoemde aspecten op hun waarde getoetst - is de discussieldr. obj. tewerk gegaan - is de gestelde vraag beantwoord

-probleemoplossend vergaderdoel : oplossingen met voor-en nadelen

probleem formuleren, afstemmen

probleem analyseren; oorzaken en gevolgen vaststellen

criteria/maatstaven vaststellen (waaraan oplossingen getoetst kunnen worden)

oplossingen bedenken

voor-en nadelen aangeven per oplossing

voorbereiding: probleemformulering vooraf in vraagvorm, beschikbare info; evt. al aantal oorzaken en gevolgen of mogelijke oplossingen ???

gevolgen voor verloop:

probleem geformuleerd in vorm van een vraag - in vraag probleem scherp gesteld - elk gelegenheid een mogelijke oplossing voor het probleem voor te stellen - ieder voorstel voldoende aandacht - bij wegen objectief tewerk gaan - in openingsfase gestelde vraag beantwoord - leider wijst op praktische consequenties van besluit - in openingsfase afgesproken hoe een besluit wordt genomen - in openingsfase afgesproken wat men gaat doen met minderheidsstandpunt - verschillende fasen duidelijk te onderscheiden

-besluitvormend vergaderdoel: keuze maken uit twee of meer oplossingen

definitief vastleggen criteria  -  bespreken oplossingen - vaststellen besluit vooraf ver­strekken keuzemogelijkheden met bijhorende plus-en minpunten en mogelijk criteria

besluitvormingsprocedures:

éénmansbesluit - bij hiërarchisch gestructureerde organisaties

democratische besluitvorming: de helft + 1

meerderheidsbesluit: specifieke verhouding vb 2/3

besluiten met recht van veto: 1 tegenstem geldt als afstem - als besluiten ingrijpend zijn voor elk van de leden

individualiteitsbeginsel: iedereen positief

compromis: voorstel zelf ter discussie  - wijzigingen voorstellen

consensusprincipe: wanneer niemand er principieel bezwaar tegen heeft - bij groepen met verschillende beroepsleden

-actiegerichte vergadering: welke acties - door wie - waarom - tegen wanneer - hoe opvolgen?

gevolgen voor verloop:

goed geformuleerde vraag beantwoord - voorstellen elk aandacht - objectief gewogen - afgesproken welke taken moeten verricht worden - door wie - welke hulpmiddelen nodig zijn - tijdschema opgesteld - hoe verloop gecontroleerd - fasen gestructureerd

* voorbereiden

1 noodzaak en doel van de vergadering

info uitwisselen, probleemoplossing, besluitvorming?   noodzaak?

2 samenstellen agenda

vergaderingen niet langere dan 2 - 2.5 u achtereen

welke punten in elk geval aanbod? hoeveel tijd voor elk?

beeld van vergadering : hoe zal ze verlopen? 

stel agendapunten naar volgorde van belangrijkheid op

3 samenstelling vergadergroep

overbodige deelnemers, verkeerde deelnemers of tekort beïnvloeden het resultaat

4 inhoudelijke voorbereiding

belangrijk is behandelingsvoorstel: doel - lijn of structuur in behandeling:   welke on­derdelen of deelgebieden komen aan bod en in welke volgorde  - evt. bij punten een schriftelijke toelichting bijvoegen bij de agenda

5 informatie van en documentatie voor deelnemers

vergaderinfo kan omvatten:

-schriftelijke uitnodiging (bevat doel, onderwerp, plaats, datum, begin- en eindtijd, namen van andere deelnemers, evt. korte toelichting)

-agenda die aangeeft wat er behandeld zal worden en in welke volgorde, evt. voorzien van een tijdschema

-een of meer bijlagen die nadere bijzonderheden verschaffen over de te behandelen onderwerpen, evt. met verwijzing naar andere bronnen. Zorg ervoor dat de deelnemers de kernpunten tijdig ontvangen.

6 materiële voorzieningen

lokaal, verlichting, verluchting, verwarming, tafel, stoelen, geluid, tafelopstelling

7 individuele voorbereiding

voorzitter: bestuderen van de vergaderstukken (info duidelijk, gesprekslijn, toelichting) voorbereiden eigen inhoudelijke inbreng per agendapunt (info, hoe) verdiepen in te verwachten reactie (anticiperen, problemen, weerstanden, conflicten - hoe aanpak­ken)samenwerken met de notulist (plaats, soort verslag, vragen stellen bij onduidelijk­heid)

deelnemer: bestuderen van vergaderstukken (info logisch, volledig, vragen), voorberei­den eigen inhoudelijk inbreng (welke info, hoe?)

* uitvoeren van vergadering ofwel het functioneren in een vergadergroep

Efficiënt vergaderen leidt tot een zo goed mogelijk vergaderresultaat in zo kort mogelij­ke tijd en op een plezierige manier. Hoe slechter het agendapunt is voorbereid, hoe groter de kans op een onbevredigend verloop van de vergadering. Voorzitter en deelne­mers zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor een goed vergaderresultaat.

-taakgericht vergaderen: vergaderdoel op gestructureerde wijze bereiken

leiden taakgericht:

elk agendapunt valt uiteen in drie fasen: inleiding - verloop - afronding

de behandeling van elk agendapunt valt uiteen in meer deelgebieden; elk deelgebied valt uiteen in de start - discussie (of alleen info-overdracht) - samenvatting

taak voorzitter bij behandeling agendapunt:

-inleiden

waarover gaat het, waartoe beperken we ons, waarom is het belangrijk erover te verga­deren, wat willen we bereiken, gesprekslijn aangeven (stapjes), nagaan of het voor iedereen acceptabel is ...

-gestructureerd behandelen

op gang brengen met startvragen, bewaken van vergaderlijn tegen afdwalen en losla­ten van het vergaderdoel, bewaken van vergaderinhoud, bijsturen door tussentijds samenvatten, herhalen aanduiding/startvraag, visualisering, informatie overdragen (toelichten op een agendapunt, informatief behandelen van een agendapunt, onder­steunen van de deelnemers, samenvatten) , samenvatten - afronden (samenvatting, concluderen en evt. besluiten nemen, afspraken maken, controleren of afronding acceptabel is, positief besluiten)

deelnemen taakgericht:

actief reageren, inspelen, aanvullen, bijspringen, ondersteunen, info vragen en geven

gezamenlijk verantwoordelijk voor verloop en resultaten

taken deelnemer taakgericht

inleiding in het oog houden: toetsen op duidelijkheid en volledigheid

inhoudelijk verloop bevorderen door

informatie overdragen: niet te lang spreken, kernpunten duidelijk stellen, éénpunt tegelijkertijd, duidelijk spreken met oogcontact enz.

(mede)bewaken van zichzelf en anderen: vergaderlijn bewaken (bij punten blijven, antwoord formuleren op startvraag, hoe naar besluiten toe werken...) vergaderinhoud bewaken (relevante info, oplossingen, niet steeds dezelfde meningen herhalen, info duidelijk, niet verliezen in details ..)

bijsturen als hulp van de voorzitter (samenvatten...) toch hierin bescheiden opstellen

afronding in het oog houden

-groepsgericht vergaderen

leiden groepsgericht

Trucs om zijn eigen doelstelling (niet de vergaderdoelstelling) te bereiken:

1 wanneer je in een moeilijk parket zit, zeg daniets dat de groep niet kan begrijpen

2 zeg dat het probleem niet los kan gezien worden van andere problemen - daardoor kan geen enkel probleem opgelost worden voordat alle andere problemen zijn opgelost - laat zien dat het probleem ook op andere terreinen bestaat - laat zien dat het pro­bleem overal bestaat en dat het daarom niet direct ons betreft

3 vraag wat er nu eigenlijk precies met de vraag bedoeld wordt. Wanneer dit uitputtend verhelderd is, zal er geen tijd meer over zijnom zich met het antwoord bezig te houden

4 beweer dat je niet het antwoord hebt - dat ontslaat je van de verplichting om wat voor antwoord dan ook te hebben

5 vermijd een gesprek over het eigenlijke probleem door een eindeloze discussie over de verschillende manieren om het probleem te benaderen

6 stel een commissie in

7 verklaar en verduidelijk steeds opnieuw wat je al gezegd hebt

taken voorzitter groepsgericht

positieve medewerking van de deelnemers verkrijgen

groepsfunctioneren bevorderen

-op gang brengen door het stellen van directe vragen (+ elk kans, discussie beter te leiden, - anderen vaak niet betrokken, wat doen anderen, wat als hij niets te zeggen heeft?) en indirecte vragen (evt. aanvullingen? + alle deelnemers betrokken, - enkel degenen met een groot woord, nogal chaotisch verloop soms)

-bewaken

bijdrage door alle deelnemers (erkennen van signalen afhaken...)

samenwerking als één groep

aanpak van

de twistzieke: blijf rustig, raak er niet in betrokken, gebruik discussiemethode, pas op dat hij niet teveel beslag op de groep legt

de positieve: een belangrijke hulp in de discussie, laat zijn bijdrage meetellen, gebruik zijn hulp

de allesweter: laat de groep maar eens zeggen wat ze van zijn theorieën vindt

de kletsmajoor: onderbreek hem tactvol, beperk zijn spreektijd

de verlegene: betrek hem, via zijn deskundigheid, in de bespreking; vergroot zijn zelf­vertrouwen

de negatieve: doe een beroep op zijn eerzucht; maak gebruik van zijn kennis en erva­ring en geef hem zo de erkenning waarom hij vraagt

de ongeïnteresseerde dikhuid: vraag hem iets over zijn werk; laat hij voorbeelden geven uit het werk waarvoor hij wel belangstelling heeft

de verwaande: maak hem geen aanmerkingen, vraag de mening van de groep en gebruik zo nodig de ja-maar-techniek

de schriftgeleerde: probeert de leider in de val te laten lopen; geef zijn vragen door aan de groep

-bijsturen aangepast aan de groep en de individuen

onderbreken op positieve wijze; benadrukken van het gezamenlijk belang, het geven van een overzicht, het bespreekbaar maken ...  in een aangepaste toonzetting

-ontwikkelen

aanmoedigen (positieve punten benadrukken, waardering uitspreken voor ieders inbreng, positieve luisterhouding tonen), niet direct oordelen, betrekken via indirecte vragen

-informatie overdragen evt als laatste

-samenvatten

tijd geven voor reageren, verwoorden wat de groep denkt

afronden: acceptatie bereiken, waardering van de inbreng

deelnemen groepsgericht

positieve medewerking willen verlenen

interesse tonen, geen verborgen agendapunten, onbevooroordeeld

groepsgericht deelnemen, ook van anderen, bevorderen

-informatie overdragen

beperkte vergadertijd in beslag nemen, niet steeds iets herhalen of daar weer de aandacht op vestigen

willen luisteren

realiseer welk soort deelnemer je bent en welke de gevolgen zijn:

de betweter

is storend voor de groep, luistert niet, praat te veel, remt groepsdenken, wekt agressivi­teit bij andere (sterke) deelnemers op

de praatvaar - omslachtige

hoort zichzelf graag praten, draagt niet altijd inhoudelijk bij, laat veel tijd verloren gaan met herhalen wat anderen al hebben gezegd

de verwaande

hult zich in arrogant stilzwijgen, wil niet de kans lopen zich door anderen te laten betrap­pen op onjuistheden, irriteert andere deelnemers door zich er buiten te stellen, waarom is hij eigenlijk aanwezig?

de negatieve

steeds in de contramine, zegt steeds zwart als de anderen wit zeggen, breekt altijd af en bouwt nooit op

de agressieve

is prikkelbaar, houdt zich moeilijk in toom, vindt tegenspraak van anderen al snel een persoonlijke aanval, maakt vergaderklimaat emotioneel, beperkt constructief en invoe­lend denken

de ja-knikker

heeft nooit eigen ideeën, geeft iedereen gelijk

de zwijger - schuchtere

is verlegen bij het woord te voeren, vindt het woord nemen moeilijk, kan terecht zwijgen omdat hij weinig van het onderwerp afweet, heeft meer tijd nodig om te denken alvo­rens te spreken, is vaak goede waarnemer of kan goed samenvatten

de stokpaardberijder

hecht waarde aan een bepaald onderwerp; een woord kan voldoende zijn om zijn stokpaard van stal te halen en door te draven , verwekt bij anderen een ellendig gevoel als dit in discussie meerdere malen gebeurt

de clown

kan positieve helper zijn om vriendschappelijk vergaderklimaat te helpen scheppen of onderhouden, kan aandacht afleiden als hij overdrijft

In een andere publicatie geeft men een iets andere indeling, maar gaat men ook de mogelijke achtergronden na van deze deelnemers:

dominantie, oppositie, verzet komt vaak uit een onvolgroeide relatie tot het gezag, is soms ook een reactie op behoefte tot erkenning, wil zijn invloed laten gelden. Door zich bewust te zijn van het eigen gedrag gaat men momenten in de vergadering onderken­nen waarin men positief kan bijdragen.

stille verzet kan positief zijn indien dit in staat is de groep af te remmen, wanneer er te veel of te snel in één richting wordt gedacht

behoefte aan afhankelijkheid, behoefte aan gezag: meestal ervaren zij de vergadering als iets onbevredigend, omdat hun gedrag juist niet wordt beantwoord met een be­schermende aanmoediging (stimuleren van zwijgers gebeurt te direct)

degene die de kat uit de boom kijkt kan goed samenvatten - laat zich niet in deelaspec­ten betrekken

willoos meegaan of opportunistisch gedrag kan verduidelijken en verhelderen van datgene wat anderen zeggen, kan ook ingeschakeld worden bij het bijeenbrengen van ogenschijnlijk tegengestelde meningen

hobbyist kan functioneren als deskundige op een bepaald terrein, wanneer daar be­hoefte aan is in de groep

onechte: formuleren of bewaken van een gekozen procedure

dus: het gaat erom dat iemand zijn persoonlijke instelling leert kennen en hiervoor ook vormen weet te vinden die hieraan voldoen, maar welke teven functioneel worden in de totale groepsactiviteit

-bewaken

van zichzelf, van de andere deelnemers, van de voorzitter

positief inbreng benaderen, actief luisteren ... anderen zich goed laten voelen in verga­dering en aanzetten tot teamwork

-bijsturen

begin bij jezelf, benader andere deelnemers positief, probeer spanning bij andere deelnemers te verminderen, stel vragen aan de voorzitter

afronden

4 schriftelijk informatie overdragen

4.1 inleiding

uitgangspunten schrijven

breng een duidelijke, logische structuur aan - herkenbaar voor lezer

ondersteun de structuur (vormgeving)

geef elke essentie, elk kernpunt een vaste plaats (sleutelzinnen vb)

maak het onderscheid tussen essentie en bijbehorende toelichting duidelijk

schrijf eenvoudige zinnen: één brokje info per zin, afstand tussen onderwerp en gezeg­de niet te lang

gebruik lichtverteerbare woorden

schrijf levendig

4.2  lezen

selecteren van info: wat is belangrijk, kernpunten, essenties

kritisch lezen van de tekst

sneller of langzamer kunnen lezen afhankelijk van leesdoel

(oriënterend om snel vast te stellen om verder te lezen, indeling en opbouw

 globaal om essenties op te zoeken, details te onderscheiden door sleutelzinnen, signaalwoorden (indeling) en sleutelwoorden (belangrijke info)

 integraal: lezen van begin tot eind met details en essenties

lezen in fasen: oriënterend - globaal - integraal

4.3 rapporten schrijven

fase 1 voorbereiding op het schrijven

welk onderwerp ga of moet ik behandelen?

voor wie schrijf ik? hoe ziet de lezersgroep eruit? (voorkennis, interesse...infobehoefte)

wat wil ik met het schrijven bereiken? (informeren, overtuigen, de lezer zelf de conclu­sies laten trekken?)

hoe inventariseer ik de informatie? (maak totaaloverzicht: thema - deelthema's - inhou­den .....)

hoe orden ik de informatie die ik wil overbrengen? (invalshoek, rode draad, rangschik­king, hoe structuur ondersteunen)

opbouw van een kort rapport:

-kernrapport: met een kernachtige formulering aangeven: aanleiding, probleemstelling, oplossingen, argumentatie rond de oplossing (max 2 blz)

-detailrapport: uitwerking van de inhoud van het kernrapport met bewijsvoering en andere informatie, van belang voor een gedetailleerde oordeelsvorming (ca 8 blz excl. bijlagen)

opbouw van een omvangrijk rapport:

-samenvatting: in enkele regels: aanleiding, probleemstelling, oplossingen (gehele rapport in een notedop) halve blz

-kernrapport: in hoofdpunten: toelichting op de probleemstelling, argumentatie rond de oplossing   max 3 blz , excl bijlagen

-detailrapport: algemene informatie en analyse van de problemen en voorstellen met bewijsvoering (onderbouwing van het geheel)   .... blz / bijlagen

welke essenties wil ik per deelthema behandelen

in welke punten kun je het deelthema onderverdelen? welke kernpunten komen aan bod?

fase 2 uitwerking (het schrijven zelf)

hoe deel ik de alinea's in? zet per alinea één essentie in één sleutelzin op een vaste plaats

hoe formuleer ik de tekst?

schrijf geen lange zinnen, varieer wel - geef één afgeronde informatie-eenheid per zin

hou de zinsbouw eenvoudig : belangrijkste aan in hoofdzin, probeer bij elkaar te zetten wat bij elkaar hoort (liever geen tussenzinnen of interne zinnen, schuif niet te veel tussen onderwerp en gezegde)

schrijf levendig: pas meer spreektaal toe, gebruik zo min mogelijk moeilijke woorden, gebruik niet te lange werkwoordsvormen, gebruik de actieve vorm i.p.v. de passieve vorm, schrijf persoonlijk

fase 3 afwerking van het rapport

titelpagina (en omslag): titel en evt. ondertitel, naam rapporteur(s), plaats en datum, (organisatie)

(voorwoord): gegevens over schrijver, info over kader waarin rapport tot stand kwam, dankbetuigingen, aanduiding van de doelgroep waarvoor het rapport bestemd is

inhoudsopgave: titels alle genummerde onderdelen, ongenummerde onderdelen ...

samenvatting: moet los van rapport kunnen worden gelezen; hooguit 1 blz, geen nieu­we info, moet direct zicht geven op opbouw van het rapport (rode draad)

inleiding: nadere info over onderwerp (schets van situatie of probleem), geef aan wat je precies gaat behandelen en wat niet, evt. probleemstelling in vraagvorm, beschrijving van doel van rapport: wat kan de lezer verwachten van het rapport

hoofdstukken

conclusies (aanbevelingen): kort en kernachtig, elk krijgt een eigen alinea met een eigen nummer; evt korte toelichting

aanbevelingen: conclusies kunnen door aanbevelingen gevolgd worden, adviezen voor bepaalde acties, gebaseerd op conclusies

(bijlagen: literatuurlijst, noten, gedetailleerde informatie)

presenteren aan elkaar

variante: procedure voor het maken van een werkstuk of literatuurstudie

1 keuze van thema

in literatuur: originaliteit niet zozeer in onderwerp, wel in manier van uitwerking

gekozen thema bespreken met leerkracht:

-afgrenzing van thema (beperking, afgrenzing t.o.v. andere themata)

-aangeven van geschikte literatuur (voldoende geschikte literatuur voorradig?)

de keuze wordt vastgelegd (niet meer te veranderen, anders drempelvrees)

2 beknopt schoolboek

de allerbelangrijkste feiten bijeenzoeken, grote lijnen van onderwerp vaststellen door beknopt schoolboek te bestuderen (heeft reeds selectie gemaakt)

het thema plaatsen in zijn verband

van dit alles aantekeningen maken

-die gedetailleerd op onderwerp ingaan

-meer globale aantekeningen over de omgeving van het thema

Daaruit kan een indeling opgezet worden, waarin gegevens, voortkomend uit verdere studie, systematisch kunnen worden opgenomen.

Deze indeling bespreek je met de leerkracht.  Hieruit kan een mogelijke hoofdgedachte voortkomen - een rode draad.

3 fiches

-voorzie een multomap met een plaatsje voor elk onderdeel - volgens goedgekeurde indeling - dit moet leiden tot een systeem waarin, gebaseerd op de besproken indeling, de verdere gegevens kunnen worden ondergebracht

de gevonden feiten vul je hierop in  - belangrijk om geïntegreerd en gedifferentieerd te kunnen werken

4 uitvoerig handboek

vul je basisgegevens aan met meer gedetailleerde gegevens uit een uitvoerig handboek

breng deze gegevens op de fiches aan

5 monografieën: uitdiepende literatuur. Zoek naar inzichten in de gegeven feiten, interpretaties van de gegeven feiten, verbanden tussen de feiten  - de grote lijn: ontwik­keling, proces ...

breng deze gegevens over op de fiches

formuleer de hoofdgedachte en probleemstelling (en bespreek evt. met leerkracht)

De besproken hoofdgedachte wordt uitgewerkt op een aparte fiche.

6 bronnen

een of meer bronnen verzamelen

die betrekking hebben op de hoofdgedachte

en verwerken in betoog of argumentatie

tot hier kan men in een refereermodel werken:

schema en literatuuropgave - dit als uitgangspunt voor een tentamengesprek

7 eerste vormgeving

a.h.v. de hoofdgedachte en fiches het onderwerp uitschrijven

voorzien van een pakkende probleemstelling (inleiding)

opgezet als een betoog of argumentatie

gevolgd door een conclusie

dit klad na laten kijken en bespreken : aanvullen en corrigeren; controleren van bron­vermelding en literatuurlijst

8 definitieve vormgeving

4.4 brieven schrijven

adressering - afzender - plaats en datum

onderwerp of betreft: referteregel waarover gaat het, evt. referentienummer of kenmerk

aanhef: Geachte Heer, Geachte Mevrouw

verwijzing: geef in deze alinea in het kort aan: de voorgaande communicatie, het onder­werp en het doel , geen clichés gebruiken, mag beginnen met ik

inhoud: in alinea's, duidelijk kern aangeven met evt toelichtingen

afspraak en/of actie

afronding: meestal in aparte alinea; probeer positieve eindzin te bedenken vb we hopen u voldoende informatie te hebben verstrekt en zijn graag bereid om nader mondeling overleg te plegen;   hoogachtend of met vriendelijke groeten

ondertekening

evt. bijlage

voorbereiding op het schrijven van een brief:

stel vast welke onderwerpen in de brief aan de orde moeten komen

stel het doel of de doelen van de brief vast (actie, informatie geven of vragen ...)

stel de toon van de brief vast (ngl. verhouding)

stel de inhoud vast: d.w.z. de kernpunten

lay-out: zie BIN-normen

4.5 notuleren

* inleiding

Onder notulen of het vergaderverslag verstaan we de schriftelijke weergave van een vergadering. Notulen geven in principe het vergaderresultaat weer.

problemen

-bij voorbereiding

welke agendapunten komen aan bod

weet ik voldoende van de vergaderonderwerpen af om te kunnen notuleren

hoe moet ik het verslag indelen

-tijdens vergadering problemen als

onduidelijk wordt gesproken, van onderwerp afgedwaald, geen samenvatting gegeven wordt, concentratieverlies, deelnemers komen terug op reeds behandelde punten

-na de vergadering problemen

uitwerken vraagt veel tijd, aantekeningen van spreektaal moeten omgezet worden in schrijftaal, de besluiten moeten goed worden geformuleerd

voorwaarden

zich goed voorbereiden

goed kunnen luisteren en zich daarbij goed kunnen concentreren

kennis van vergaderen hebben

kennis van het onderwerp hebben

de vergadergroep begrijpen en aanvoelen

kunnen schrijven

* vormen van notulen

uitvoerig verslag

is een weergave van alles wat er gezegd is en door wie dat gezegd is volgens het vergader/discussie-verloop.

varianten:

woordelijk verslag

essentie-per-spreker verslag

kenmerken van uitvoerig verslag:

-volgorde van behandeling: chronologisch

-namen worden genoemd van elk

-weergave: woordelijk essentie en details; essentie per spreker: enkel essentie

beknopt verslag

is een weergave van de essenties per agendapunt - welke kernpunten zijn naar voren gebracht?

kenmerken:

-volgorde van behandeling: chronologie losgelaten, ordening in logische juiste volgorde per agendapunt

-namen: elk niet vermeld, alleen groepsresultaat telt; namen alleen bij actiepunten

-weergave: alleen essenties in agendapunten (geen details, afdwalingen, herhalingen, stokpaardjes)

kort verslag

geeft de afronding van de agendapunten weer, d.w.z. de genomen besluiten en afge­sproken acties

Een besluit is de keuze die gemaakt wordt uit verschillende oplossingen

het vervolg op het besluit in de vergadering is de actie; d.w.z. de behandeling die nodig is om het besluit uit te voeren (wat, wie, tegen wanneer)

kenmerken:

-volgorde van behandeling: besluiten en actiepunten soms gehergroepeerd, evt per agendapunt

-namen: wel van belang bij uitvoering van besluiten en acties

-weergave: meestal in kolommen, meestal niet in zinnen; zeer kort

* luisteren tijdens vergaderingen

gestructureerd luisteren: aantekeningen gekoppeld aan het vergaderdoel van het agendapunt

hulpmiddelen:

-scheiden van essenties en details : luisteren naar signaalwoorden om deze te onderscheiden

-onderscheid brengen tussen de vergaderfasen: vraag - discussie - afronding of antwoord

in vorm van trefwoorden noteren  - zodat je tijd hebt om

oogcontact te houden met de vergadergroep

de inbreng van voorzitter en deelnemers op waarde te schatten en te structureren

vriendelijk ingrijpen/onderbreken in de vraagvorm als er geen of een onduidelijke afronding heeft plaatsgevonden

* schrijven van notulen

schrijven van een uitvoerig verslag

geef duidelijk het agendapunt en/of deelpunt aan

plaats de naam van elke spreker aan het begin van een nieuwe regel

gebruik achter de naam eenvoudige omschrijvingen in een actieve vorm (merkt op, vraagt, meent ...)

maak de alinea's overzichtelijk en geef per alinea één essentie (met bijhorende details)

maak de besluiten, afspraken duidelijk herkenbaar

schrijven van een beknopt verslag

geef duidelijk de agendapunten of deelgebieden weer

gebruik binnen het agendapunt subkopjes en nummering

gebruik per alinea één essentie, bij voorkeur in de eerste zin

geef de besluiten en actiepunten duidelijk en gescheiden weer

gebruik een beperkte regelbreedte

voorkom te veel informatie per zin

schrijven van een kort verslag

breng voor zover mogelijk onderscheid aan tussen besluiten en actiepunten, door twee aparte lijsten te gebruiken

geef besluiten en actiepunten overzichtelijk weer in verticale kolommen (wie wat voor wanneer moet hebben gedaan)

geef aan van welke vergadering en/of vergaderdatum het besluit of actiepunt afkomstig is

5 Enkele technieken om informatie te verzamelen

5.1 interview

a omschrijving

Een gesprek tussen personen, waarvan één de rol van vraagsteller vervult (deze legt ook de antwoorden vast) en de andere (n) de vragen beantwoorden.

doel

verzamelen van informatie, uit mededelingen van de ondervraagde, ter beantwoording van één of meer vooraf bedachte, vaak nog zeer globale vraagstellingen

soorten:

informatie-interview: gaat niet zozeer om personen, wel om de gegevens die deze kan leveren

opinie-interview: wil te weten komen welke meningen en gevoelens er leven bij iemand t.o.v. een bepaald onderwerp

informatie-opinie-interview: combinatie van 1 en 2

reclame-interview: middels een interview bekendheid geven aan een bepaalde persoon of groep

b praktische uitvoering

1 voorbereiding

* constructie van een interviewschema

d.i. een handleiding voor de uitvoering van de diverse werkzaamheden in de concrete situatie

stap 1: vaststellen van het type van informatie dat uit de interviews zal moeten komen, evt. a.h.v. achtergrondinformatie : welke elementen zijn van belang?

stap 2 en 3: de gevraagde informatie moet dan vertaald worden in operationele termen: d.w.z. in informatie waarmee te werken is, die in vragen om te zetten is. Dikwijls moet men zijn toevlucht nemen tot indicatoren (teken van ...)

Methoden hiertoe zijn:

-zelfbeschrijving: zichzelf een waarde toekennen

-feiten die als uitvloeisel van variabelen kunnen opgevat worden

-gedragsintentie: hoe zalhij zich gedragen onder bepaalde omstandigheden?

-detaillering: men neemt een aantal detailvragen om zicht te krijgen op een geheel

Elke indicator heeft een eigen eenzijdigheid en vertekening, daarom zijn verschillende indicatoren nodig.

stap 4: aantal technische variabelen die van invloed kunnen zijn op de resultaten: tijdstip van interview, wel of geen derden, plaats, leeftijd, geslacht ... nummer interviewer, geïnterviewde, case...

stap 5: keuze van antwoord-en noteersystemen

-antwoordsysteem

open vragen: geïnterviewde kan alles antwoorden wat hem relevant lijkt

deze vragen meer denkwerk, kunnen stimulerend zijn, zijn bij gevoelige onderwerpen minder bedreigend, bij breed antwoord kunnen sommige detailvragen overgeslagen worden, antwoorden zijn minder vergelijkbaar, wel diepgaande kennis van één persoon mogelijk; ze zijn onmisbaar als men niet weet welke antwoorden men mag verwachten

gesloten vragen: er worden een aantal alternatieven gegeven, waaruit hij kan kiezen

ordenen, meerdere alternatieven kiezen, één alternatief kiezen

alternatieven moeten gekend zijn, overzichtelijk gepresenteerd, antwoorden zijn geen spontane reacties, sterk cognitiebepalend, roepen meer openhartigheid op (minder gemakkelijk te omzeilen)

voorzie altijd ander, geen mening, niet van toepassing

De twee types kunnen in een interview worden toegepast.

Andere mogelijkheden:

-field-coding: open vraag, interviewer krijgt lijst van alternatieven mee, streept relevante aan

-codering achteraf: open vraag - steekwoorden essenties van antwoorden - zo komen tot categorieën

-noteersystemen: antwoord aankruisen in lijst, opschrijven wat hij zegt, samenvatten van antwoorden, recorder ..

stap 6: instructies voor het stellen van de vragen

-gestructureerd

vraagformulering voorgeschreven: +  gecontroleerder

-ongestructureerd: formulering door interviewer + afgestemd op persoon en situatie, noodzakelijk bij diepgaande, persoonlijke inhouden, mogelijk bij zakelijk, goed getrainde interviewers

wel voorzien: doel van vraag, doorvraaginstructies

uitleg van doel van elke vraag per vraag of per onderdeel

doorvraaginstructies toegestaan? welke aspecten?

formulering van de vragen: overgangen, inleiding op vragen, in begrijpelijke termen, zonder sturende ondertoon, toelichtende aanwijzingen

evt. voorzien van respondentenkaarten: duidelijk antwoordmogelijkheden weergegeven als ondersteuning bij het zoeken naar en weergeven van eigen antwoord

stap 7: vragen in volgorde zetten

a volgorde van vraagonderwerpen

begin: vragen die contact bevorderen gesloten, concrete feiten, onschuldige neutrale vragen)

eind: vragen die contact vereisen (open, veel denkwerk, oordelen en opinies, in verlegenheid brengen...)

psychologische lijn: onderwerpen zo op elkaar laten volgen dat ze aansluiten bij hetgeen in de beleving van de geïnterviewde op elkaar aansluit

b volgorde van vragen per onderwerp

-trechter: van globaal, open naar gesloten, detail   als onderwerp hem voldoende aanspreekt, als specifieke geen invloed heeft op algemeen oordeel

omgekeerde trechter: van deelonderwerp naar globaal: als onderwerp niet aanspreekt, vergelijkbaarheid van antwoorden niet zo belangrijk is

-bij schaalaanduidingen volgens zelfde patroon

ofwel opvallend afwisselen positieve en negatieve uitspraken

ofwel verknippen over interview

anders gaat hij automatisch antwoorden, niet meer kijken naar elke vraag apart

stap 8 lay-out, introductie, afsluiting

technische tips:

gekleurd front met basisinfo (instantie, onderwerp, tijdstip van afname, technische gegevens)

case / respondentnummer op elke pag.

grafische uniformiteit

niet teveel zuinigheid bij open vragen

duidelijke afscheidingen tussen vragen

bij filtervragen werken met pijlen naar volgende vraag

evt. respondentkaarten in kleur

stap 9 op basis van commentaar van ervaren mensen en proefafnames bijstellen van het interviewschema

-toestemming krijgen voor een interview

vereist een voorintroductie: afspraak: waar, wanneer, wie

evt. langs telefoon of brief

bij weerstanden: nogmaals vragen mee te doen; nut en voordeel accentueren, belang van bijdrage onderstrepen

* voorbereiding op het interview

-materiële omgeving: uitschakelen van herrie en rommel, rustige sfeer

-sociale situatie: op zijn gemak laten voelen, opstartfase

2 uitvoering

a overzicht van taken

-introductie

functie

weten waar men aan toe is - als gemeenschappelijke taak aanvaarden

evt. verwijzen naar voorafgaande contacten

inhoud

-achtergrondinfo: doel van interview, verantwoordelijke instantie, reden waarom deze geïnterviewde gevraagd wordt, hoe men aan naam is gekomen, reden waarom nu, evt. reden van bandopnamen

-opbrengsten: vorm rapportage, invloed op besluitvorming, opbrengsten waarop geïnterviewde kan rekenen: therapeutische effecten, maatregelen, informatie

-kosten: soort info dat hij moet geven, nodige tijd, wat gaat ermee gebeuren evt. anonimiteit, gebruik geluidsbanden

-taken: structuur van het interviewschema, globale inhoudsopgave, rolinstructie

manier waarop

in alle rust de onderdelen aan bod laten komen, gelegenheid bieden tot reageren, expliciet akkoord vragen, geen discussie aangaan

interview in vergelijking met schriftelijke enquête

-vragen stellen

grondregel:

volg het interviewschema: geen vragen overslaan, voorgeschreven volgorde aanhouden, voorgeschreven woordkeus en formuleringen letterlijk aanhouden, maar niet te letterlijk

let op paralinguïstische aspecten (manier waarop stem gebruikt wordt): belangrijk voor overbrengen van inhoud van vragen en om het gesprek te reguleren: spreektempo en spreekritme, accentueringen, volume en articulatie, melodie, vermijden van stopwoorden

andere non-verbale aspecten: kijkrichting, bewegingen, pantomime

introductie van de vragen zodat de vragen de geïnterviewde niet overvallen (voorbereiden, in stemming brengen) vb er volgt nu een aantal vragen over ... ik kom even terug op ...

soms inleidend gesprekje met wat algemene vragen

Bij ongestructureerde interviews moet de vragensteller zelf zijn woorden kiezen

-niet sturend vragen: antwoorden niet beïnvloeden

woordkeuze, geen weerstand oproepen, geen alternatieven uitsluiten, niet in bepaalde richting duwen, niet suggereren, geen voorbeelden geven, sociale wenselijkheid niet bevorderen ...

-begrijpelijk formuleren

vermijd te moeilijke uitdrukkingen, vaak veronderstelt men teveel voorkennis, eenduidigheid belangrijk ...

-bij mondelinge vraagstelling: niet te lang, niet te ingewikkeld; dus korte zinnen, zo weinig mogelijk bijzinnen, actieve vorm, geen dubbele ontkenningen

-evalueren en doorvragen

evalueren van bruikbaarheid van antwoorden

validiteit: overeenstemming tussen wat geïnterviewde zegt en denkt

volledigheid: vraag in volle omvang beantwoord, alles verteld wat relevant is

relevantie: antwoord op de vraag

duidelijkheid: duidelijk wat bedoeld wordt, eenduidig te interpreteren

doorvragen

-vraag herhalen of verduidelijken: in nieuwe woorden delen van vraag nog eens uitleggen vb betekenis van bepaalde termen - oppassen voor sturende (geen voorbeeldantwoorden gebruiken)

-antwoord herhalen( ik hoor wat je zegt, geïnteresseerd, oppassen voor papegaaien)

of samenvatten (opletten dat je geen inhoud zelf toevoegt of waardering eraan koppelt of relevante onderbelicht)

wel confronteren met eigen antwoord als aanleiding om er nog eens over na te denken

-ongericht expliciet doorvragen: het is me nog niet precies duidelijk - hoe bedoelt u - kunt u daar wat nader op ingaan? - kunt u me daar wat meer over zeggen - weet u er nog meer te noemen?

-gericht expliciet doorvragen naar onderdelen: hoe kwam dat - wanneer was dat - hoe vaak hebt u dat - waarom denkt u dat - en toen ? (enkel toegestaan als het interviewschema daarom vraagt) - steeds om verduidelijking, verbijzondering van informatie

-zwijgend doorvragen, luistergedrag: vaak heeft geïnterviewde slechts behoefte aan denkpauze of concentratie dus even stilzwijgende boodschap: ga je gang maar

oog hebben voor signalen die wijzen op werkzaamheid van behoefte of op weerstand: geruststellen, tijd geven, gevoelig zijn voor wat hem bezighoudt...

-afsluiting: duidelijk punt achter zetten

-evt nagesprekje

brengt soms nog een aantal nieuwe relevante antwoorden op, wil het nog optimaliseren

evt. verduidelijking van vragen en bedoelingen achteraf

evt ingaan op vragen naar persoon en situatie van geïnterviewde en interviewer

procesevaluatie maken

b gespreksleiding

taakgerichte gespreksleiding

duidelijkheid over structuur van het gesprek, verloop

corrigerend optreden wanneer rollen niet gevold worden

sociaal-emotionele gespreksleiding: zorgen voor gemotiveerdheid en tevredenheid van beide partijen

verwachtingen t.o.v. opbrengsten

functie van geïnterviewde: bijdrage waarderen, rolbevestiging, zichtbaar noteren, uitleg achteraf

sociaal contact: zelfmededelingen beperkt houden, wel zich vooraf informeren over de situatie en achtergronden van de te interviewen persoon, vooral in relatie met het gespreksonderwerp

emoties t.o.v. gespreksonderwerp opvangen

fysieke condities: verluchting, drankje, afwisseling inspanning - ontspanning

3 beoordeling

voordelen:

geschikt bij moeilijker te standaardiseren inhouden

geschikt als vragen veel toelichting vragen of manier van vragen moeilijk vooraf vastgesteld kan worden

handiger bij veel open vragen

minder beroep op taalvaardigheid en gedisciplineerdheid ondervraagde

onvollediger en onduidelijker in gegevens

toezicht op volgorde waarin vragen worden afgewerkt

nadelen

veel arbeidsintensiever en duurder

agenda vrijmaken

enquête anoniemer

telefonisch t.o.v. face to face

voordelen

minder sociaal wenselijke antwoorden (anoniem) - weinig sociale winst of verlies

mededeelzamer t.o.v. gevoelige onderwerpen (minder kwetsbaar)

goedkoper (geen reiskosten)

nadelen

geen zicht op situatie, weinig gespreksambiance

kan ondersteund worden

groot deel van communicatie valt weg

geen gebruik van visuele voorstellingen

eisen:

-objectief:

geen interpretaties

wijziging van situatie kan antwoorden veranderen: dus standaardisatie nodig

controle op volledigheid en correctheid van antwoorden

-standaardisatie

interviewschema: handleiding: hoe inleiden, afsluiten, plaats, apparatuur, formulering en volgorde van vragen, wijze van noteren van antwoorden

vragen vooraf vastgelegd of eigen formulering? meestal beginvragen vastgelegd - interviewer kan aanvullende vragen stellen om te helpen, stimuleren (doorvragen)

neutrale opstelling van interviewer: niet in bepaalde richting duwen, niet eigen mening laten doorschemeren

aan-of afwezigheid van derden kunnen resultaten beïnvloeden: opl: essentiële vragen schriftelijk aanbieden

wel of geen anonimiteit: wanneer niet van belang anonimiteit bieden, zeker verwerking; als men anonimiteit te sterk benadrukt kan hij denken dat zijn persoon er niet toe doet, of zich bewust worden van de gevaren die eraan kleven

wel of geen geluidsopname: bij introductie duidelijkheid geven over wie allemaal toegang tot gegevens krijgt - naamloos - hoe en hoe lang band wordt bewaard

voordelen: vollediger info, geen storing door registratie, controle op werk

voorwaarde: mag niet storen, controle op volledigheid niet verwaarlozen

nog enkele voordelen van interview als werkvorm

leren luisteren naar een andere persoon zonder direct de eigen mening in te brengen

snel informatie verzamelen over een bepaald thema

leren formuleren van duidelijke vragen - onderwerpen kunnen bevragen in hoofd- en subvragen

doorvragen bij onduidelijkheden

goed kunnen luisteren

referentiekaders leren ontdekken

zijwegen ontdekken en hanteren

onderlinge gevoelsboodschap herkennen en verwoorden

eigen mening achterhouden

betekenis en waarde van een bepaalde persoon naar voren halen

meningsvorming stimuleren en doorbreken van eigen vooroordelen

mening van mensen buiten de eigen school naar binnen halen

vergroten van de info met een inbreng die ter zake autoriteit heeft

fouten

forceren over een bepaald onderwerp te spreken

blijven vastklampen aan vooraf opgestelde vragen

te vlug eroverheen gaan, niet diepgaand genoeg

5.2 schriftelijke enquête

1 omschrijving

Een enquête is een vragenlijst waarbij schriftelijk dezelfde vragen worden gesteld aan een vastgestelde steekproefgroep, met de bedoeling conclusies over een populatie te trekken.

Enkele verschillen met een interview:

bij de enquête worden gegevens van meerdere personen met elkaar vergeleken

de bedoeling is de resultaten te kunnen veralgemenen en te kunnen controleren

er is niet noodzakelijk persoonlijk contact.

Dit houdt voor het opstellen van een enquête o.a. in:

eenduidige vragen (om misverstanden en verkeerde interpretaties te voorkomen)

gesloten vragen (om gegevens te kunnen verwerken)

risico op grote uitval (degenen die niet antwoorden zoveel mogelijk beperken)

2 praktische toepassing

1 oriëntatie op het probleemgebied

a eerste oriëntatie

Vaststellen van het onderzoeksdoel: wat willen we juist nagaan?

Bedoelingen en consequenties schriftelijk vastleggen.

b formuleren van de algemene probleemstelling

Vragen die deze algemene probleemstelling verduidelijken.

Belangrijk:

-we beperken ons tot één hoofdthema

elk moet duidelijk weten wat het onderzoek gaat inhouden

later kunnen we controleren of we geen belangrijke dingen vergeten zijn

c kiezen voor enquête als werkvorm

d opstellen van een globale begroting aan tijd en kosten

2 aanscherpen van de algemene probleemstelling

a we proberen de begrippen (vragen) uit de algemene probleemstelling helder te omschrijven: wat houden ze allemaal in? - deelproblemen

b we vertalen deze begrippen in variabelen. Hulpbronnen hierbij zijn literatuur, sleutelinformanten, leden van de doelgroep.

c de variabelen controleren we op hun meetbaarheid (welke waarden kunnen ze hebben, hoe gaan we ze verwerken) en op hun onderlinge relaties.

Eenvoudige bewerkingen zijn tellingen, percentages, frequentieverdelingen, modus, gemiddelde. Verbanden kunnen uitgedrukt worden in tabellen of grafieken.

d bepaal wat je doelgroep zal zijn.

Als de populatie minder dan 30 leden bedraagt ondervraag je de geheel groep. Anders werk je met een steekproef: deze kan a-select (willekeurig), systematisch (toevallig begin, dan elke 10de bijv) of gestratificeerd (relevante kenmerken overeenkomend met verhoudingen in populatie) worden samengesteld.

3 opstellen van een proefenquête

We werken de enquête uit en bieden die aan enkele personen van de doelgroep. De bedoeling is na te gaan of we inderdaad de informatie bekomen die we willen, die we kunnen verwerken, of we geen belangrijke aspecten vergeten zijn, of de vragenlijst duidelijk genoeg is en hoe deze overkomt bij anderen.

Op basis van de variabelen kunnen we vragen maken.

Je hebt de keuze tussen open en geprecodeerde vragen. In de proefenquête werk je best met open vragen - de antwoorden kunnen dan evt. richtinggevend zijn voor geprecodeerde vragen.  Belangrijk is op elke variabele duidelijke waarden te zetten.  We moeten ook al rekening houden met de verwerkingsmogelijkheden.

In de gesloten vragen onderscheiden we:

-meerkeuzevragen met twee of meer alternatieven

de stam moet eenduidig zijn, een afgemaakte zin, niet dubbel ontkennend

de alternatieven moeten elkaar uitsluiten, niet suggereren en in een logische volgorde voorkomen

-gesloten vragen waarvan de antwoordmogelijkheden door de respondenten in een bepaalde rangorde gezet dienen te worden

-de checklist: een gesloten vraag waarbij meerdere antwoorden kunnen worden omcirkeld

-selectie van uitersten: de gradatie aanduiden die het meest overeenstemt met jouw oordeel

We kunnen de vragen a.h.v. de volgende punten evalueren:

voorkomen we negatieve effecten, lokken we geen ongewenste antwoordpatronen uit,

zijn de vragen niet te suggestief of bedreigend?

zijn ze afgestemd op de verwerkingsfase?

zijn groepen van vragen duidelijk afgebakend en in de juiste volgorde geplaatst?

Nu moeten we nog zorgen voor:

verbindingen tussen de vragengroepen

duidelijke aanwijzingen voor het invullen

een verantwoorde lay-out

een inleiding: die motiveert tot het beantwoorden, het belang van de enquête verduidelijkt, de antwoordtermijn bepaalt, aangeeft hoe het formulier (en waar) deze terug te bezorgen is

4 afname en verwerking van de proefenquête

We nemen de proefenquête af bij enkele personen uit de doelgroep.

Vragen hierbij:

hoe komt het over? wat moet volgens u veranderen?

krijgen we de informatie die we verwachten? wat is hiervan de oorzaak?

zijn er bepaalde aspecten vergeten? kan men vragen beter formuleren?

5 opstellen van de definitieve enquête

Op basis van de proefenquête wordt het definitieve formulier samengesteld.

Dezelfde eisen als aan de proefenquête worden gesteld.

Bij grote enquêtes enkel gesloten vragen gebruiken.

Zorg voor:

adressen, enveloppen, reserveformulieren

een introductiebrief en een herinneringsbrief

een manier waardoor je de betreffende formulieren terug kan opzoeken bij de verwerking

Specificeer de begroting.

Overdenk de wijze waarop we gaan verwerken en rapporteren.

6 het verwerken

Nummer de formulieren.

Breng de gegevens bij elkaar. Geef de resultaten weer in de meest geschikte vorm.

Interpreteer de gegevens.

7 rapportering van de enquête

Omschrijf de probleemstelling en de achtergronden ervan. Schets het theoretische kader.

Beschrijf de methode waarop je tewerk bent gegaan.

Welk zijn de resultaten: weergave van de resultaten - interpretaties hiervan.

Welk is je conclusie? Zijn er andere perspectieven?

3 evaluatie van de werkvorm

positief:

Geschikt om er achter te komen in hoeverre een aantal kenmerken en eigenschappen bij een bepaalde groep aanwezig zijn.

Ook om samenhangen in deze eigenschappen te ontdekken.

Geprecodeerde vragen geven eenduidige resultaten.

Er is geen enquêteur aanwezig: budget daalt, geen storende invloed, beantwoorder kan zelf de tijd nemen voor het beantwoorden.

De enquête kan evt. anoniem worden afgenomen.

negatief:

De informatie kan soms oppervlakkig zijn.

Het vinden van goede vragen vraagt heel wat werk en vooronderzoek.

Gesloten vragen kunnen dwingend overkomen.

Geen enquêteur aanwezig: de beantwoorder kan sommige vragen verkeerd interpreteren, de neiging hebben om uit te stellen of niet te beantwoorden vergroot, hij kan ook bij anderen raad inwinnen ... daardoor wordt veralgemening een hachelijke zaak;

basis: Luijk, F., Vaardig communiceren. Leiden, Martinus Nijhoff, 1987

Dekker, Didactische werkvormen.

B. Eman, Interviewen. (Praktische gedragswetenschap 2) Groningen. Wolters Noordhoff, 1985

Enquêteadviesboek. Groningen. Wolters-Noordhoff.

Heijnen, G. e.a. Handleiding voor projektgroepen en werkgroepen. Groningen, Wolters-Noordhoff, 1978

Molter, De school aan de praat. Nijkerk, Intro, 1983

Oomkes, Handboek gesprekstraining.